Smart working: i nostri consigli per un lavoro davvero agile e intelligente

In seguito al diffondersi dell’epidemia, il Presidente del Consiglio ha dato nuove disposizioni invitando tutte le aziende ad attuare la modalità di lavoro agile ove possibile.
 Anche noi ci siamo dovuti adeguare a questi nuovi ordinamenti del Governo e abbiamo così attuato quello che più comunemente è chiamato “smart working”.

Che cos’è lo smart work?


Lo dice la parola stessa, si tratta di un modo intelligente di lavorare senza dover essere necessariamente legati alle mura del proprio ufficio.
 Abbiamo accolto questa nuova sfida trasformandola in opportunità con la proattività che da sempre ci caratterizza e abbiamo così trovato il modo giusto, o meglio intelligente, di lavorare insieme anche da casa.

La tecnologia è dalla nostra parte e questa ci ha permesso di creare il nostro ufficio virtuale, slegato da limiti spazio-temporali ma piuttosto fatto di fiducia, skill, capacità e collaborazione.

La fiducia è un aspetto importantissimo, è il collante di un’azienda che di punto in bianco si trova a dover fronteggiare una situazione nuova - extraordinaria - come quella attuale.
Credete nel vostro team, nei vostri colleghi, nei vostri collaboratori e fornitori ed il lavoro proseguirà nel rispetto di tutte le deadline. 
Avere fiducia nelle persone che lavorano con noi significa anche riconoscere loro specifiche competenze e soft skill necessarie per il lavoro da remoto, dove anche la collaborazione deve essere più smart che mai.

Come approcciarsi al lavoro agile?

Il lavoro agile è tanto bello quanto complesso, richiede una pronta dimestichezza con determinati tool di condivisione del lavoro e soprattutto la giusta mentalità.

Prima di vedere quali tool e piattaforme usare per rendere più agevole lo smart work è importante essere in grado di crearsi una propria routine, soprattutto in questo periodo storico dove forse non eravate pronti a trasformare la vostra casa anche nel vostro ufficio.

I consigli che vi diamo sono davvero semplici:

1. Svegliatevi sempre alla stessa ora.
2. Fate esercizio fisico per distendere i muscoli e rilassare la mente.
3. Non rinunciate mai alla colazione, bisogna avere la giusta energia per affrontare un’intesa giornata di lavoro.
4. Non restate in pigiama o in tuta, aprite l’armadio e vestitevi proprio come se doveste andare in ufficio.

Tutto questo servirà a farvi prendere coscienza del lavoro e farlo sembrare più reale!

Quali strumenti utilizzare?

Vediamo ora quali sono gli strumenti che utilizziamo quotidianamente per portare avanti tutti i nostri progetti: dai tool per le video-chiamate e video-conference, ai sistemi di chat istantanea, per parlarvi anche di come gestiamo i nostri progetti da remoto e della condivisione del materiale utile a tutto il team.

Video

Le video-chiamate e le video-conference sono molto importanti, specie in questo difficile momento di allerta sanitaria che ci obbliga tutti a casa. Con le video-chiamate è più facile parlare e coordinarsi sia con i colleghi sia con i clienti; inoltre la possibilità di vedersi trasmette subito un chiaro messaggio di presenza e di supporto, oggi davvero fondamentale.

Ma quali sono tool e app che consentono tutto ciò? Ecco qui 5 suggerimenti.

1. Skype: è forse l’app più conosciuta per poter effettuare video-chiamate. 

È facile da usare, utilizza un linguaggio semplice ed immediato ed è davvero alla portata di tutti.
 Ideale per comunicazioni veloci tra i membri dello stesso team.

2. Hangouts Meet: ottima alternativa a Skype, il vantaggio è la buona qualità video in caso abbiate bisogno di condividere lo schermo per mostrare dati o informazioni alle persone con cui state parlando.

3. Zoom: questo tool è perfetto per lavorare ed organizzare meeting in team, infatti consente di avviare conversazioni con audio e video in HD in apposite “stanze”. Inoltre Zoom permette anche di ospitare veri e propri webinar.

4. Roundee: team e squadre di lavoro numerose non sono un problema con Roundee; infatti è possibile effettuare video conferenze con un limite di 14 persone ed è anche possibile condividere lo schermo e trasferire file.

5. Microsoft Team: uno dei tool più flessibili e professionali per organizzare incontri di lavoro virtuali. 

Chat

Se le video-chiamate sono consigliate per brainstorming e riunioni con i clienti, i sistemi di messaggistica istantanea tornano più comodi quando si ha bisogno di informazioni veloci oppure non particolarmente urgenti.

Noi utilizziamo Slack.
 Qui si possono creare diversi canali di comunicazione: one-to-one, in base al team di lavoro e anche un canale generale dove rivolgersi a tutti.
 Ci sono altri vantaggi che sembrano piccoli ma nel lungo periodo e specie in smart working diventano enormi:

1. È possibile salvare alcuni messaggi come preferiti.
2. È possibile rispondere direttamente ad un messaggio tramite la funzione Threads.
3. È possibile, all’interno di un canale, taggare la persona a cui rivolgere direttamente la propria domanda.
4. È possibile inviarsi qualsiasi tipologia di file.
5. È possibile cercare determinati messaggi tramite la funzione Ricerca.

Insomma un ottimo e completo canale di comunicazione tra colleghi.

Altri strumenti utili

Google Calendar
Oltre alla gestione della comunicazione ci sono altri aspetti importanti per chi come noi lavora in team ma non può avere di fianco i suoi colleghi. 
Ad esempio come fare per sapere se uno dei vostri colleghi ha un appuntamento, si intende virtuale ovviamente, o una call di lavoro? 
Semplice, tutti sincronizzati con Google Calendar. Con questo strumento, oltre a segnare le vostre attività, potrete controllare anche gli impegni dei vostri colleghi.

Drive
Lavorare in team significa anche condividere file e documenti, e probabilmente conoscete già Google Drive: la suite di Google che consente di realizzare i propri documenti e file, salvarli in cloud e metterli a disposizione dei colleghi per eventuali modifiche.

Trello
L’ultimo strumento del quale vogliamo parlarvi è Trello.
Sicuramente non è ultimo per importanza, infatti grazie a Trello è possibile creare per ogni progetto una bacheca all’interno della quale puoi aggiungere liste di attività e assegnare task ai tuoi colleghi. È lo strumento perfetto per ogni project manager in smart working!
 Infatti oltre a distribuire task e attività è possibile assegnare tempistiche, inserire commenti, appunti e file; in questo modo potrai tenere sotto controllo l’avanzamento dei lavori.

Abbiamo elencato e descritto gli strumenti che utilizziamo ogni giorno per collaborare insieme e portare avanti le richieste dei nostri clienti andando oltre ogni limite di prossimità. 
Il lavoro agile è un modalità di lavoro intelligente che richiede anche un’intelligente capacità di collaborazione… una smart collaboration che oggi non riguarda solo il mondo del lavoro e che ci permette di dire che sì, se collaboriamo insieme andrà tutto bene!