La gestione delle firme e dei documenti nella tua azienda ti sembra ancora un labirinto di carta e procedure lente? È ora di voltare pagina e abbracciare una soluzione che sta ridefinendo il modo di concludere affari: la firma elettronica.
Non si tratta solo di una moda passeggera, ma di un vero e proprio salto di qualità verso un futuro più agile, sicuro e orientato al cliente.
La firma digitale è la chiave per semplificare i tuoi processi contrattuali, eliminare le inefficienze, ridurre i costi e offrire un’esperienza utente di livello superiore.
Ma cos’è esattamente e a cosa serve?
La firma elettronica è un meccanismo digitale che consente di identificare in modo certo chi firma un documento e garantire l’integrità del contenuto. Ne esistono diverse tipologie, dalla firma elettronica semplice (FES) alla firma elettronica avanzata (FEA) e qualificata (FEQ), ognuna con livelli diversi di sicurezza e valore legale. Uno dei metodi più diffusi per autenticare l'identità del firmatario è l’uso di una OTP (One-Time Password), ovvero un codice temporaneo inviato via SMS o e-mail.
Inserendo questa OTP in un’interfaccia digitale, l’utente conferma la sua volontà di sottoscrivere un documento. Ma cosa puoi vidimare esattamente con la firma elettronica? Praticamente qualsiasi tipo di documento!
Dai contratti commerciali agli accordi di riservatezza (NDA), dalle ricevute ai moduli di consenso, fino ai preventivi e alle lettere d’incarico. La sua versatilità la rende uno strumento potente per digitalizzare numerosi processi aziendali.
La firma elettronica ha valore legale?
Se implementata nel rispetto delle normative vigenti, come il regolamento eIDAS (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) in Europa, essa conferisce ai tuoi documenti convalidati elettronicamente la stessa validità legale di una firma autografa su carta. Questo significa che i contratti firmati elettronicamente sono legalmente vincolanti e riconosciuti a tutti gli effetti.
Perché può essere importante per la tua azienda? I vantaggi sono concreti e impattano sul tuo successo:
- Massima sicurezza. L’OTP è una protezione contro le frodi. Essendo un codice usa-e-getta, rende praticamente impossibile l’intercettazione o l’utilizzo fraudolento.
- Valore legale incontestabile. Possiede la stessa forza probatoria di una firma tradizionale.
- Velocità senza precedenti. Addio ai tempi morti dovuti a stampa, spedizione e attesa della restituzione del documento. Con questa nuova modalità, i contratti si chiudono in un batter d’occhio, accelerando i tuoi cicli di vendita e le operazioni interne.
- Un’esperienza cliente ottimale. I tuoi clienti apprezzeranno la comodità e la semplicità di poter sottoscrivere documenti ovunque si trovino, con il dispositivo che hanno sempre a portata di mano. Un piccolo gesto che fa una grande differenza in termini di soddisfazione.
- Taglio drastico dei costi. Meno carta, meno inchiostro, meno spedizioni, meno spazio di archiviazione: i risparmi economici sono significativi e misurabili.
- Un gesto per l’ambiente. Scegliere la digitalizzazione dei processi di firma è una scelta responsabile che contribuisce alla riduzione dell’impatto ambientale della tua attività.
Come funziona concretamente la firma OTP? Un processo lineare e protetto
- Documento digitale. Il documento viene caricato su una piattaforma sicura, o prodotto automaticamente dal vostro software gestionale.
- Richiesta di firma digitale. Il sistema invia una notifica e-mail al firmatario, invitandolo a prendere visione del documento.
- Generazione di un codice unico. Un codice OTP irripetibile viene creato dal sistema.
- Comunicazione sicura. L’OTP viene trasmesso al dispositivo dell’interessato tramite un canale sicuro (SMS o e-mail).
- Conferma intuitiva. Il sottoscrittore legge il documento e inserisce l’OTP nell’interfaccia per confermare la sua identità e la volontà di firmare.
- Apposizione della firma elettronica. Il sistema lega in modo indissolubile l’OTP al documento e all’identità del destinatario, creando una firma elettronica valida.
- Archiviazione digitale sicura. Il documento viene conservato in un ambiente digitale protetto e facilmente accessibile. La firma elettronica non è il futuro, è il presente.
OrangePix è al tuo fianco per accompagnarti in questa transizione, offrendoti la nostra esperienza e soluzioni personalizzate per integrare la firma digitale nei tuoi sistemi in modo efficace e sicuro. Non aspettare che i tuoi competitor ti sorpassino.
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