CRM per ConformGest

Il Cliente

ConformGest S.p.A. è una società di servizi nel settore automotive per la gestione integrata a 360° delle garanzie su veicoli usati e nuovi. Con oltre 10.000 dealer partner e una forte espansione nei mercati di Spagna, Portogallo e Polonia, l'azienda conta oggi una rete commerciale di oltre 70 agenti attivi.

In questo percorso di forte crescita e internazionalizzazione, OrangePix si consolida come partner tecnologico e strategico unico per tutti gli ambiti digitali dell'azienda, sia in Italia che all'estero. Gestiamo infatti l'intero ecosistema digitale di ConformGest a 360°, curando lo sviluppo dei siti web, la progettazione di App mobile, l'ingegnerizzazione del CRM proprietario e la pianificazione di tutte le attività di marketing.

L'Obiettivo

L’esplosiva crescita aziendale e il rapido allargamento della rete vendita hanno fatto emergere forti criticità strutturali dovute all'assenza di uno strumento di coordinamento centralizzato. La gestione dei potenziali clienti (lead) e delle trattative sul campo era decentralizzata e frammentata: i singoli agenti si affidavano a file Excel personali o a comunicazioni non strutturate (email e telefono).

I limiti principali che l’azienda aveva la necessità tassativa di risolvere includevano:

• Rischio di sovrapposizioni commerciali: mancando una visibilità condivisa sulle zone, più agenti rischiavano di interfacciarsi contemporaneamente con lo stesso dealer, creando inefficienze e frizioni interne.

• Assenza di mappatura territoriale: mancava una vista geolocalizzata in tempo reale per identificare visivamente clienti attivi e prospect sul territorio.

• Dispersione dello storico: difficoltà nel tracciare in modo standardizzato e cronologico i tentativi di vendita, gli appuntamenti e le interazioni (visite, chiamate) della forza vendita.

• Grande mole di dati commerciali: i dati storici e le performance economico-operative erano custoditi esclusivamente all'interno del gestionale interno core, rimanendo inaccessibili agli agenti sul campo durante le trattative.

La Soluzione

Abbiamo progettato e sviluppato una soluzione CRM “su misura", partendo dalle solide fondamenta del nostro framework proprietario OPXbackend. L’architettura è stata strutturata secondo logiche differenziate: un'interfaccia prevalentemente desktop per l'ufficio operation e un'esperienza d'uso Mobile-First (smartphone e tablet) ottimizzata per l’operatività offline e sul campo degli agenti.

Il software si articola su moduli e logiche funzionali avanzate:

1. Geolocalizzazione e mappe interattive: gli agenti possono visualizzare la propria posizione sulla mappa e analizzare i dealer circostanti. È possibile inserire un nuovo lead in totale autonomia direttamente dalla mappa con una semplice pressione prolungata sulla zona di interesse.

2. Logica anti-sovrapposizione e vincolo di esclusiva: all'atto della creazione di un nuovo lead da mobile, il CRM applica un algoritmo di assegnazione che vincola il potenziale cliente a quell'agente per un periodo predefinito (es. 6 mesi). Durante questo lasso di tempo, nessun altro commerciale può subentrare nella trattativa, azzerando i conflitti territoriali.

3. Timeline e tracciamento attività ad esito standardizzato: ogni scheda dealer (potenziale o ufficiale) ospita una timeline cronologica in cui vengono registrate visite in presenza, videochiamate, telefonate ed email. Alla chiusura di ogni attività, l’agente seleziona un esito standardizzato (contratto concluso, nuovo appuntamento, standby, non in target), alimentando metriche aziendali pulite e confrontabili.

4. Modulo backoffice operation & import Excel: l'ufficio centrale può importare elenchi massivi di lead tramite file Excel. Il sistema effettua una validazione preventiva automatica basata su codici colore:

• Verde: corrispondenza esatta di Partita IVA con un dealer già a sistema.
• Arancione: potenziali anomalie o omonimie su denominazione/indirizzo per cui è richiesta una revisione manuale.
• Rosso: campi obbligatori mancanti o errori strutturali che bloccano l'import fino alla correzione.

5. Integrazione batch schedulata con Max Application: il CRM si collega tramite flussi API periodici al sistema di core-business Max Application. In modalità di sola consultazione (per preservare l'integrità del gestionale principale), il CRM arricchisce la scheda del dealer mostrando all'agente indicatori commerciali cruciali aggiornati mensilmente: fatturato dell'ultimo anno mobile, numero di guasti registrati, sinistri e attivazioni.

6. Profilazione granulare e scalabilità internazionale: l’accesso è regolato da 4 ruoli (Admin, Operation, Capo Area, Agente) con restrizioni di visibilità sui dati. Inoltre, per supportare la visione globale del gruppo, la piattaforma è nativamente multilingua (inglese di default), già predisposta per l'internazionalizzazione nei mercati di Spagna, Portogallo e Polonia.

“L'introduzione del CRM ha eliminato le sovrapposizioni commerciali, garantendo assegnazioni chiare e trasparenti dei lead.
Oggi gli oltre 70 agenti lavorano con regole condivise, riducendo i conflitti interni e aumentando la collaborazione e l'efficienza sul territorio.

Il feedback più ricorrente riguarda la semplicità d'uso: gli agenti possono individuare e registrare nuovi dealer direttamente durante le visite, in pochi secondi e senza attività amministrative aggiuntive. Questo ha favorito un'adozione rapida e diffusa dello strumento.” – Marco Smeraldo, COO ConformGest.

I risultati

L'implementazione del CRM personalizzato basato su OPXbackend ha sancito una profonda trasformazione nei flussi operativi di ConformGest:

• Centralizzazione e sicurezza del patrimonio informativo: l’azienda ha totalmente eliminato la frammentazione dei fogli Excel locali, blindando i dati dei clienti in un database protetto, tracciato da registri di log/audit e pienamente controllato dalla direzione.

• Armonia della rete vendita: grazie alle regole stringenti di assegnazione dei lead e al blocco di esclusiva temporanea, i conflitti e le sovrapposizioni commerciali sul territorio sono stati completamente azzerati.

• Produttività ed efficienza sul campo: gli oltre 70 agenti beneficiano di uno strumento rapido che permette di pianificare i giri di visite basandosi sulle mappe interattive e di aggiornare lo stato delle trattative in tempo reale, direttamente dall'auto.

• Controllo direzionale data-driven: il management dispone ora di dashboard analitiche avanzate e grafici aggiornati in tempo reale per monitorare il tasso di conversione dei lead, valutare il carico di lavoro di ogni risorsa e prendere decisioni strategiche su dati reali e storicizzati.

• Espansione estera: avendo sviluppato il software con un’architettura flessibile e localizzata, ConformGest dispone di un asset digitale scalabile, pronto a supportare la crescita delle filiali estere.

“La disponibilità immediata di dati commerciali, operativi e gestionali ha migliorato significativamente la qualità delle decisioni.
Il management dispone di una visione completa e aggiornata del business, mentre la centralizzazione delle informazioni tutela e valorizza il patrimonio aziendale.

OrangePix si è dimostrata un partner capace di comprendere le nostre esigenze e trasformarle in una piattaforma proprietaria flessibile e scalabile.
Questo approccio ci ha consentito di supportare efficacemente la crescita dell'azienda, anche nei progetti di sviluppo sui mercati internazionali.”
– Marco Smeraldo, COO ConformGest.